ספר קופה בעמותה, מהו? ומתי חייבים בהחזקת הספר?

בס"ד

מהו ספר קופה בעמותה? ומתי חייבים בהחזקת הספר?

ראשית, יש לדעת שרק עמותה או מלכ"ר המפקידים את התרומות והתקבולים בחשבון הבנק ביום קבלת הכסף, או למחרת, פטורים מספר קופה – במקרה זה יש לשמור שוברי הפקדות, ולבצע התאמות בין ההפקדות לתרומות.

חוץ מרישום מיידי של קבלה בעת קבלת הכסף, יש לרשום את תיעוד של קבלת התרומה בספר הקופה.

• ספר הקופה חייב להיות כרוך, ממוספר, במספרים עוקבים לפני תחילת השימוש.
• לחילופין, יכול להיות קובץ ממוחשב שא"א למחוק בו רשומות, בתנאי שהרשומות ממוספרות, עוקבות, נשמרות,ולא ניתנות לשינוי.

יש לרשום כל תקבול, או תרומה, בציון תאריך,ובמידה וזה שיק פרטי השיק, תיעוד שיאפשר לעשות התאמה ביתירה הקיימת.

יש לחשב את הסיכומים והיתרות לפחות פעם בחודש, ולא בעיפרון.

יש להחזיק את ספר הקופה בעמותה, בכספת החזקת המזומנים של העמותה.

במידה ובהנהלת החשבונות של העמותה מתנהל ספר הקופה, הרי שיש לערוך תיעוד אחת ל3 ימים מביצוע הפעולה.